Cara Membuat Email Notifikasi Otomatis Google Form Mudah dan Cepat

15 Mar 2018 - - 38

Salah satu fasilitas google drive adalah adanya fasilitas untuk membuat formulir online yang sangat mudah dioperasikan/ user friendly sehingga siapapun bisa membuat formulir online dengan cepat tanpa harus belajar kode program yang rumit. Disamping itu karena formulir online ini diberikan gratis oleh google, kita tidak perlu lagi dipusingkan dengan biaya sewa bulanan atau tahunan untuk menyimpan data-data atau untuk menjalankan formulir online ini.

Formulir online yang dibuat dengan google form ini, biasa saya gunakan untuk mendata klien MungBisnis.com yang hendak menggunakan jasa pembuatan blog, dan mendata calon peserta Workshop Online SAGUSABLOG (Satu Guru Satu Blog) anda bisa melihat contohnya disini => [Form Order Jasa Blog] dan disini [Pendaftaran Workshop Online].

Selain kemudahan membuat formulir online dengan google form ini, ternyata salah satu fasilitas google ini menyediakan fitur menambah script khusus yang bisa disesuaikan sesuai kebutuhan penggunanya, namun untuk masalah ini tentunya anda harus paham dengan dunia pemrograman sehingga bisa menggunakan fasilitas ini dengan maksimal sesuai dengan keperluan anda.

Pada kesempatan ini kita akan memanfaatkan google script untuk membuat email notifikasi otomatis sehingga formulir online ini akan lebih canggih dan keren.

Oke, kita mulai Cara Membuat Email Notifikasi Otomatis Google Form Mudah dan Cepat:

Saya anggap anda sudah bisa membuat formulir online di google drive, jika belum bisa silahkan anda simak panduan "Cara Membuat Formulir Online dengan Google Drive" terlebih dulu.

Langkah #1

Silahkan anda login ke drive.google.com dengan menggunakan email gmail anda, kemudian buatlah formulir online sesuai kebutuhan anda, sebagai contoh dalam latihan ini anda bisa buat formulir seperti berikut:

• Nama
• Email
• Pesan Tambahan

Hasilnya seperti pada gambar berikut:

Untuk melihat laporan dalam bentuk tabel pada spreadsheet anda klik tab respon/ tanggapan, dan klik icon spreadsheet, maka akan tampil seperti gambar dibawah ini:

Langkah #2

Aktifkan script editor melalui menu Tool - Script Editor pada halaman spreadsheet anda, perhatikan gambar dibawah ini:

Langkah #3

Setelah terbuka script editornya seperti pada gambar berikut:

silahkan copy kode di bawah ini kedalam kotak yang diberi nomor 2 pada gambar diatas (hapus terlebih dulu kode bawaan yang ada):

//script email notifikasi otomatis dengan google form mrmung.com
function emailkonfirmasi(e) {
  var nama=e.values[1]; //membaca email pada kolom kolom B
  var email=e.values[2]; //membaca kolom ke kolom C
  var pesan=e.values[3]; //membaca kolom kolom D

  var subject="Ebook Soal Online Gratis dari Mr. Mung";

  var message=createHTMLHeader();

  message+="<b>Haloo "+nama+"</b><br/>";
  message+="Terima kasih atas minat anda untuk mendapatkan ebook gratis dari saya<br/>";
  message+="Silahkan anda buka tautan berikut untuk mendownload ebook soal online gratis buatan Mr. Mung: <br/>";
  message+="<b>Kunjungi: https://www.mrmung.com/p/ebook.html </b> <br/><br/>";

  message+="Hormat Kami<br/><br/>";
  message+="Mr. Mung<br/>";
  message+="Owner mrmung.com<br/>";

  message+=createHTMLFooter();

  MailApp.sendEmail({to:email,
                     subject:subject,
                     htmlBody:message,
                     name:"Download Ebook Gratis"
                    });
}

//script untuk membuat email notifikasi ke email anda sebagai pemilik formulir online
function emailNotifikasi(e) {
  var nama=e.values[1]; //membaca email pada kolom kolom B
  var email=e.values[2]; //membaca kolom ke kolom C
  var pesan=e.values[3]; //membaca kolom kolom D

  var subject="Ebook Soal Online Gratis dari Mr. Mung";

  var message=createHTMLHeader();

  message+="<b>Assalamualaikum Bos,</b><br/><br/>";
  message+="Barusan ada yang berminat dengan ebook soal onlinenya<br/>";
  message+="<b>Berikut Data peminatnya:</b><br/>";
  message+="Nama          :"+nama+"<br/>";
  message+="Email         :"+email+"<br/>";
  message+="Pesan Tambahan:"+pesan+"<br/>";

  message+=createHTMLFooter();

  MailApp.sendEmail({
    to:"emailkamu@gmail.com",
    subject:subject,
    htmlBody:message,
    name:"Download Ebook Gratis"
  });
}

function createHTMLHeader(){
  var html="<!DOCTYPE html PUBLIC '-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN' 'https://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-transitional.dtd'>";
  html+="<html xmlns='https://www.w3.org/1999/xhtml'>";
  html+="<head>";
  html+="<meta http-equiv='Content-Type' content='text/html; charset=utf-8' />";
  html+="</head>";
  html+="<body>";
  return html;
}

function createHTMLFooter(){
  var html="</body>";
  html+="</html>";
  return html;
}

Silahkan anda ganti email diatas (teks warna merah) dengan email anda, ganti juga teks warna biru dengan kalimat sesuai formulir online yang anda buat, kemudian klik tombol simpan.

Catatan penting: JANGAN memberi link download/ link tujuan menggunakan bit.ly, s.id, gg.gg, dll (aplikasi pemendek link) dalam kode yang akan terkirim ke email, google akan mendeteksi email sebagai spam, akibatnya tidak akan terkirim ke email tujuan.

Langkah #4

Langkah selanjutnya adalah aktifkan trigger/ pemicu untuk script diatas, trigger berfungsi untuk mengintegrasikan script dengan spreadsheet, dalam pengaturan trigger ini kita setting supaya setiap ada orang yang mengisi formulir dan mengirimnya, maka secara otomatis akan ada laporan ke email pemilik formulir dan penjelasan atau informasi tambahan ke email orang yang mengisi formulir.

Caranya:
1. Klik icon trigger/ pemicu, anda akan dibawa ke halaman script.google.com/home/triggers seperti gambar berikut:

2.  Klik pada tombol biru "Tambahkan Pemicu" di pojok kanan bawah sehingga akan tampil jendela pengaturan pemicu, silahkan anda setting sama seperti pada gambar di bawah ini, settingan pertama atur untuk emailkonfirmasi:

3. Selesai setting pemicu, klik tombol Simpan, akan muncul jendela login ulang ke akun google anda, kemudian konfirmasi izinkan script email notifikasi, perhatkan gambar berikut:

Jika berhasil maka akan muncul di daftar settingan pemicu seperti pada gambar di bawah ini, anda klik tombol biru "Tambahkan Pemicu" kembali untuk setting pengaturan berikutnya yaitu emailnotifikasi.

Formulir online dengan notifikasi otomatis sudah berhasil anda buat, silahkan anda uji coba terlebih dulu sebelum disebarkan.

Untuk demonya, silahkan anda coba isi formulir online untuk mendapatkan ebook gratis dari saya melalui link berikut:

Dapatkan Ebook Membuat Soal Online

Simak video panduan Cara Membuat Email Notifikasi Otomatis Google Form Mudah dan Cepat di bawah ini:
Demikian, semoga bermanfaat.